Datenverarbeitung in der App “1ANV”
1 – Präambel
Dieser Dienst (nachfolgend „App“) wird von der digi3 GmbH & Co. KG mit Sitz im Finkenhof 20, 45134 Essen (nachfolgend „wir“ oder „uns“) zur Verfügung gestellt. Die App ist Bestandteil des 1ANV-Systems. Wir sind Hersteller des Systems und vertreiben es kommerziell an Kunden, die es mit ihren Mitarbeitern und Dienstleistern nutzen.
Als Hersteller sind wir Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 EU-DSGVO. Verantwortlicher im Sinne des jeweils geltenden Datenschutzrechts sind die Kunden (Ihr Arbeitgeber oder ein Vertragspartner Ihres Arbeitgebers), die an anderer Stelle ihrer Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 13 EU-DSGVO nachkommen.
Bei der Nutzung der App werden von uns personenbezogene Daten verarbeitet. Unter personenbezogenen Daten sind sämtliche Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Weil uns der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Nutzung der App wichtig ist, möchten wir Sie mit den nachfolgenden Angaben darüber informieren, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie die App nutzen.
2 – Zielsetzung des 1ANV-Systems
Das 1ANV-System dient der digitalen Bearbeitung, Dokumentation und Verwaltung komplexer Formulare – insbesondere von Anweisungen für den Netzbetrieb (ANV) – an von dem Kunden vordefinierten Standorten und Anlagen. Das System setzt den von der Bundesnetzagentur anerkannten ANV-Standard digital um und ermöglicht eine effiziente, sichere und revisionssichere Formularbearbeitung.
Kunden (Ihr Arbeitgeber oder ein Vertragspartner Ihres Arbeitgebers) des 1ANV-Systems haben Zugriff auf ein 1ANV-WebPortal, in dem Anlagen, Formulare und Anwender gepflegt werden.
Anwender sind z. B. Mitarbeiter des Kunden oder Dienstleister im Auftrag, die Formulare – etwa Arbeitsfreigaben oder sonstige Dokumentationen – mithilfe des 1ANV-Systems digital bearbeiten, signieren und übergeben. Die App unterstützt die Anwender bei der Erfassung, indem sie nahegelegene Standorte erkennt, strukturierte Eingaben ermöglicht und Formulare automatisch validiert.
3 – Funktionsweise der App
Die Funktionen der App setzen ein bestehendes 1ANV-System voraus, in dem der Anwender der App bekannt und berechtigt ist. Für die Nutzung der App ist es daher erforderlich, dass Sie sich durch eine Registrierung bzw. Authentifizierung gegenüber dem 1ANV-System identifizieren.
Standort- und Anlagendaten
Nach erfolgreicher Authentifizierung wird an Ihre App eine Liste von Standorten und Anlagen sowie deren GPS-Koordinaten übertragen, an denen Sie zur Formularbearbeitung berechtigt sind. Diese Standortdaten werden lokal auf Ihrem Gerät gespeichert und bei aktiver Nutzung der App periodisch aktualisiert.
Erfassung und Bearbeitung von Formularen
Die 1ANV-App ist Teil des 1ANV-Systems und dient der digitalen Erfassung, Bearbeitung und Übergabe von Formularen (z. B. ANV-Formulare, Arbeitsfreigaben und andere). Sobald Sie aktiv ein Formular an einem bekannten Standort erstellen, bearbeiten oder signieren, werden diese Informationen (Standort, Zeitpunkt, bearbeitende Person, Formularinhalte) an das 1ANV-WebPortal übertragen und dort verarbeitet.
Formularvorgänge werden lokal in der App gespeichert und Ihnen dort zur Einsicht angezeigt. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, lokale Daten vollständig zu löschen.
Formularvorgänge werden ebenso serverseitig im 1ANV-WebPortal gespeichert und ggf. zur weiteren Verarbeitung an die Betreibersysteme des Kunden (Ihr Arbeitgeber oder ein Vertragspartner Ihres Arbeitgebers) weitergegeben. Im 1ANV-WebPortal werden abgeschlossene Vorgänge gemäß der Konfiguration des Kunden archiviert bzw. gelöscht.
Übergaben per QR-Code
Beteiligte können einfach per QR-Code hinzugefügt werden oder Durchführungserlaubnisse direkt digital übermittelt werden. Auch Übergaben zwischen bearbeitenden Personen können per QR-Code – auch komplett offline – durchgeführt werden.
Digitale Signatur
Die App ermöglicht die sichere Authentifizierung und Signierung von Formularen per digitaler Unterschrift, Fingerprint oder Face-ID. Signaturdaten werden zusammen mit dem Formular an das 1ANV-WebPortal übertragen.
Automatische PDF-Erstellung
Alle Beteiligten erhalten abgeschlossene Formulare automatisch als PDF per E‑Mail. So ist die Dokumentation jederzeit gesichert, revisionssicher archiviert und schnell abrufbar.
Nachrichten
Bei bestimmten Ereignissen sendet die App Push-Benachrichtigungen, z. B. wenn ein Formular auf Ihre Bearbeitung wartet oder eine Übergabe ansteht. Diese Nachrichten enthalten keine personenbezogenen Angaben Dritter und werden – soweit möglich – lokal von der App erzeugt.
Profil löschen
Über die Option „Profil löschen“ können Sie die App jederzeit in den Ausgangszustand zurückversetzen. Alle lokal gespeicherten Daten werden dadurch sofort restlos von Ihrem Gerät gelöscht.
Datenübertragung im 1ANV-System
Die 1ANV-App ist mit dem 1ANV-WebPortal über Internet-Schnittstellen verbunden. Aller Datenaustausch findet ausschließlich verschlüsselt statt.
4 – Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten
Bestimmte Informationen werden bereits automatisch verarbeitet, sobald Sie die App herunterladen, installieren und verwenden. Welche personenbezogenen Daten genau verarbeitet werden, haben wir im Folgenden für Sie aufgeführt:
Daten, die beim Download erhoben werden
Beim Download der App werden bestimmte erforderliche Informationen an den von Ihnen ausgewählten App Store (z. B. Google Play oder Apple App Store) übermittelt, insbesondere können dabei der Nutzername, die E‑Mail-Adresse, die Kundennummer Ihres Accounts, der Zeitpunkt des Downloads, Zahlungsinformationen sowie die individuelle Gerätekennziffer verarbeitet werden. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich durch den jeweiligen App Store und liegt außerhalb unseres Einflussbereiches.
Daten, die während der Installation und Registrierung erhoben werden
Bei der Installation und erstmaligen Nutzung der App werden Sie aufgefordert, sich gegenüber dem 1ANV-System zu authentifizieren. Die Authentifizierung am 1ANV-WebPortal erfolgt über Single Sign-On (SSO), ggf. in Verbindung mit dem Identity-Management-System des Kunden. Dabei werden Ihre Benutzerkennung und zugehörige Authentifizierungsdaten verarbeitet.
Die Authentifizierung der App erfolgt durch ein per SMS an eine registrierte GSM-Nummer versendetes One Time Password (OTP).
Dieser Schritt ist erforderlich, da die App für alle Kunden des 1ANV-Systems dieselbe ist und wir anhand der Authentifizierung feststellen, ob dem Anwender in einem Kunden-Backend eine Berechtigung zugeordnet ist. Ist das der Fall, wird Ihre individuelle Installation diesem Kunden zugeordnet und dessen Konfiguration sowie Standortdaten auf Ihr Gerät übertragen.
Daten, die automatisch erhoben werden
Im Rahmen Ihrer Nutzung der App erheben wir bestimmte Daten automatisch, die für die Nutzung der App erforderlich sind. Beim Starten der App wird Ihre Benutzerkennung an das 1ANV-WebPortal übertragen, um dort die aktuellen Standort- und Konfigurationsdaten abzurufen und auf Ihrem Gerät zu aktualisieren. Diese Daten werden automatisch an uns übermittelt, aber nicht dauerhaft gespeichert.
Wenn die App auf Ihrem Gerät fehlerhaft arbeitet oder abstürzt, werden Informationen über den Fehler sowie verschiedene Systeminformationen (Betriebssystem, Gerätetyp, Service-Provider und anonyme Installations-ID) an einen Fehleranalysedienst übertragen. Diese Daten sind nicht personenbezogen bzw. anonym.
Diese Datenverarbeitung ist dadurch gerechtfertigt, dass (1) die Verarbeitung zur Nutzung der App erforderlich ist, oder (2) wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Funktionsfähigkeit und den fehlerfreien Betrieb der App zu gewährleisten und einen markt- und interessengerechten Dienst anbieten zu können, wobei Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO überwiegen.
Daten, die durch aktive Nutzung der App erhoben werden
Im Rahmen der App können Sie Formulare an Standorten und Anlagen digital bearbeiten, signieren und übergeben. Dies ist besonders einfach, da die App Ihre Position mit der Standortliste abgleicht und nahegelegene Standorte zur Auswahl vorschlägt. Ihre Positionsdaten werden dabei ausschließlich auf dem Gerät verarbeitet und nicht an das 1ANV-WebPortal übermittelt.
Die von Ihnen aktiv bearbeiteten Formularvorgänge (inkl. Eingaben, Signaturen, Zeitstempel, Fotos) werden an das Backend-System übertragen und dort weiterverarbeitet. Über die Datenspeicherdauer der Formulardaten im 1ANV-Backend und ggf. die Weitergabe dieser Daten an eigene Datenverarbeitungssysteme des Kunden (Ihr Arbeitgeber oder ein Vertragspartner Ihres Arbeitgebers) und die dortige Datenspeicherdauer haben wir als Auftragsverarbeiter keine Kenntnis. Bitte konsultieren Sie für diesbezügliche Informationen die Datenschutzerklärung des Kunden.
Formulardaten werden lokal in der App gespeichert und Ihnen dort angezeigt. Sie haben jederzeit die uneingeschränkte Möglichkeit, diese lokalen Daten vollständig zu löschen.
Smarte Eingabevorschläge
Die App merkt sich Ihre häufig getätigte Eingaben und schlägt diese bei erneuter Eingabe vor (Auto-Complete). Diese Daten werden lokal auf Ihrem Gerät sowie im 1ANV-WebPortal gespeichert.
Spracheingabe
Die App unterstützt die Texteingabe per Spracheingabe. Die Spracherkennung wird dabei durch die Betriebssystemfunktionen Ihres Geräts (iOS, Android oder Windows) bereitgestellt. Die Verarbeitung der Sprachdaten erfolgt gemäß den Datenschutzrichtlinien des jeweiligen Betriebssystemherstellers (Apple bzw. Google) und liegt außerhalb unseres Einflussbereiches.
Offline-Funktionalität
Die App ist auch ohne Internetverbindung nutzbar. Formulare können offline bearbeitet werden; die Synchronisation mit dem Server erfolgt automatisch, sobald eine Internetverbindung verfügbar ist. Während der Offline-Nutzung werden alle Daten ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät gespeichert.
Abgrenzung
Die Verwaltung Ihrer Daten im Backend wird durch die Kunden (Ihr Arbeitgeber oder ein Vertragspartner Ihres Arbeitgebers) getätigt, die an anderer Stelle (im Menü der 1ANV-App unter Einstellungen > Datenschutz) ihrer Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 13 DSGVO nachkommen. Zugriff durch uns erfolgt ausschließlich auf Weisung der verantwortlichen Stelle zur technischen Unterstützung.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung und Verwendung von Nutzungsdaten erfolgen zur Bereitstellung des Dienstes.
Die Verarbeitung der Daten bei uns ist für die Erfüllung des Vertrags zwischen Ihnen als Betroffener und uns (bzw. Ihnen und Ihrem Arbeitgeber oder Vertragspartner Ihres Arbeitgebers) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO erforderlich.
5 – Erforderliche Berechtigungen der App
Die App erfordert für ihren intendierten Funktionsumfang folgende Berechtigungen:
Mobile Daten / Internetzugriff
Dieser wird benötigt, um die erfassten Daten über eine verschlüsselte Verbindung zu unseren Servern zu übertragen. Hierbei wird ein eindeutiger Schlüssel als Identifikationsmerkmal verwendet, der nur auf Serverseite dem jeweiligen Benutzer zugeordnet werden kann.
Kamerazugriff
Dieser wird benötigt, um QR-Codes für Formularübergaben zu scannen sowie um Fotos als Bestandteil der Formulardokumentation aufzunehmen.
Standortzugriff
Dieser wird benötigt, um Ihren Standort mit der Standort- und Anlagenliste abzugleichen und Ihnen geeignete Standorte zur Formularbearbeitung vorzuschlagen. Bitte gewähren Sie den Standortzugriff min. „bei Verwendung der App“, damit die App Ihnen relevante Standortvorschläge unterbreiten kann.
Push-Benachrichtigungen
Diese werden benötigt, um Sie über anstehende Formularübergaben, ausstehende Bearbeitungen oder sicherheitsrelevante Hinweise zu informieren.
Biometrische Authentifizierung (Fingerprint / Face-ID)
Diese wird benötigt, um eine sichere digitale Signatur von Formularen zu ermöglichen. Die biometrischen Daten werden ausschließlich durch das Betriebssystem Ihres Geräts verarbeitet und verlassen Ihr Gerät nicht.
6 – Datenübermittlung in Drittländer
Wir verarbeiten Daten ausschließlich in Staaten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes („EWR“). Eine Datenübermittlung in Drittländer findet i. d. R. nicht statt und ist auch nicht geplant. Jede Verlagerung der Verarbeitung in ein Drittland darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen für die Übermittlung in ein Drittland nach Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
7 – Rechte der betroffenen Person
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i. S. d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte uns gegenüber zu:
Auskunftsrecht
Sie können von uns eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von uns über folgende Informationen Auskunft verlangen: (1) die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden; (2) die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden; (3) die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden; (4) die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer; (5) das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch uns oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung; (6) das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde; (7) alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden; (8) das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person. Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.
Recht auf Berichtigung
Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung uns gegenüber, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Wir müssen die Berichtigung unverzüglich vornehmen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen: (1) wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreiten, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen; (2) wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen; (3) wenn wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder (4) wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die uns zustehenden berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.
Recht auf Löschung
Sie können von uns verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der gesetzlich vorgesehenen Gründe gemäß Art. 17 DSGVO zutrifft. Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Recht auf Unterrichtung
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung uns gegenüber geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht uns gegenüber das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.
Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln, sofern (1) die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und (2) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten die Sie betreffenden personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling
Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung (1) für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und uns erforderlich ist, (2) aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen wir unterliegen, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder (3) mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.
8 – Kontaktdaten
Verantwortliche Stelle
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Finkenhof 20
45134 Essen
Telefon: 0201 – 185380
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